Co to jest oprogramowanie bazy wiedzy (KBS)? Jest to w zasadzie samoobsługowa biblioteka online. Inne nazwy dla systemów zarządzają repozytorium informacji na temat usługi, produktu, tematu lub grupy w Twojej firmie. Na przykład, możesz używać systemu zarządzania wiedzą (KMS).

Oprogramowanie bazy wiedzy może zwiększyć produktywność pracowników i pracę zespołową, a istnieją dowody na to, że może ono poprawić sprzedaż oraz zmniejszyć rotację pracowników i koszty.

Optymalne środowisko pracy

W ciągu ostatnich kilku lat eksperci uznali „wiedzę” za jeden z najważniejszych elementów optymalnego środowiska pracy.

Różne ankiety i badania wykazały, że właściwe zdobywanie wiedzy i zarządzanie nią może pomóc:

  • Zwiększyć produktywność o 40% lub więcej
  • Zwiększyć sprzedaż o 50% lub więcej
  • Zmniejszyć rotację pracowników nawet o 67%.

Jednym z naprawdę skutecznych sposobów osiągnięcia tych wyników jest posiadanie przez firmy oprogramowania bazy wiedzy i ułatwianie dzielenia się wiedzą z całym zespołem.

Cechy optymalnego środowiska pracy

Aby zrozumieć, w jaki sposób oprogramowanie bazy wiedzy może pomóc w stworzeniu optymalnego środowiska pracy, konieczne jest, aby firmy zrozumiały, jak wygląda idealne/optymalne miejsce pracy. Kilka cech optymalnego środowiska pracy to m.in:

  • Wysoka produktywność
  • Mniej błędów podczas pracy
  • Zmniejszona liczba wąskich gardeł w operacjach
  • Bezproblemowa komunikacja i dzielenie się informacjami pomiędzy pracownikami
  • Niezawodne przywództwo, które wzbudza zaufanie
  • Różnorodność i inkluzywność pracowników
  • Równowaga między pracą a życiem prywatnym
  • Jasność w wyznaczaniu celów i oczekiwań pracowników
  • Silne i wzajemnie korzystne relacje między pracodawcą a pracownikami

Teraz wiemy już, jakie warunki tworzą optymalne środowisko pracy, przejdźmy więc do tego, jak KBS pomaga w osiągnięciu właściwych warunków pracy.

Oprogramowanie bazujące na wiedzy

Narzędzia bazy wiedzy mogą mieć bardzo pozytywny wpływ na rozwój miejsca pracy. Na przykład Narzędzia bazy wiedzy mogą mieć bardzo pozytywny wpływ na rozwój miejsca pracy.

Dostęp

Ważne informacje, których pracownicy potrzebują w trakcie swojego życia zawodowego, są dostępne za pośrednictwem systemu KBS. Od podręczników wprowadzających, przez materiały szkoleniowe, po plany poprawy wydajności – pracownicy potrzebują mnóstwa materiałów podczas pracy w firmie. Oprogramowanie do obsługi baz wiedzy może stać się pojedynczym repozytorium wszystkich danych i dokumentacji, których firmy potrzebują do zarządzania cyklem życia zawodowego pracownika.

Mając do niego dostęp, pracownicy mogą łatwiej wyszukiwać potrzebne im informacje, dzielić się materiałami ze swoimi zespołami i być na bieżąco z obowiązkami w miejscu pracy. Dzięki temu automatycznie skraca się czas poświęcany na wyszukiwanie informacji, a pracownicy mają więcej czasu na wykonywanie najważniejszych zadań.

Komunikacja

Czy wiesz, że systemy zarządzania wiedzą pomagają budować kulturę organizacyjną i zmniejszać odpływ pracowników? Pracownicy muszą wiedzieć, że są związani z firmą i jej ludźmi. Jednym z głównych zastosowań oprogramowania baz wiedzy jest dzielenie się informacjami na temat polityki, misji, wizji i kultury firmy.

Często zdarza się, że pracownicy odchodzą z pracy, gdy trudno jest im dopasować się do istniejącej kultury firmy. Ale kiedy ta kultura i oczekiwania pracowników są nakreślone w oprogramowaniu bazy wiedzy, łatwo jest nowym pracownikom poznać ich rolę, obowiązki i zobowiązania wobec firmy.

Dodatkowo

Dzielenie się wiedzą w całym przedsiębiorstwie może sprawić, że istotne informacje nie zostaną utracone lub zniekształcone w trakcie ich przepływu z jednego ucha do drugiego. Pracownicy mogą sprawdzać dane, których potrzebują i oczekiwać pełnej dokładności i wiarygodności. To otwiera linie komunikacyjne, zmniejsza szanse na słabą współpracę i zapewnia, że wszyscy w zespole są na tej samej stronie.

Reklama

SzybkośćKiedy

firma używa KBS prawidłowo, może zmniejszyć koszty związane z niską wydajnością.

Zgodnie z wynikami raportu Panopto Workplace Knowledge and Productivity Report, firmy tracą około 47 milionów dolarów w utraconej produktywności z powodu niewystarczającej wymiany wiedzy. To dużo pieniędzy.

Dzielenie się wiedzą na szeroką skalę przy użyciu oprogramowania do baz wiedzy może zapobiec lukom komunikacyjnym, które prowadzą do popełniania przez firmy błędów, których mogłyby uniknąć. Dostępność informacji w odpowiednim czasie może pomóc firmom rozpoznać zyskowne możliwości, które mogą pomóc im zdobyć nowe rynki lub znaleźć sposoby na ponowne dotarcie do istniejących klientów.

Wsparcie szybszej i bardziej spójnej sprzedażyKnowledge

base software zawiera również informacje na temat produktów i usług firmy. Zespoły sprzedaży mogą z łatwością korzystać z tej biblioteki, dzięki czemu mogą dowiedzieć się więcej o sprzedawanym produkcie/usłudze.

Oprócz tego, oprogramowanie bazy wiedzy pozwala zespołom na tworzenie repozytorium wątpliwości i skarg klientów dotyczących oferty, które zespoły sprzedaży mogą wykorzystać, aby dowiedzieć się, jak radzić sobie z podchwytliwymi pytaniami podczas prezentacji handlowych.

PrzejrzystośćJest

jeszcze jeden powód, dla którego warto stworzyć bibliotekę wiedzy na temat takich interakcji pracownik-klient. Badanie przeprowadzone przez Harvard Business Review wykazało, że pracownicy mają tendencję do ukrywania wiedzy – i nie dzielenia się nią – gdy zbyt wiele osób polega na nich w kwestii informacji. Ciągły natłok współpracowników powoduje, że pracownicy są zmuszeni poświęcać czas na zadania innych, rezygnując z własnych – co dla wielu jest niepożądanym efektem. Oprogramowanie z bazą wiedzy, w którym pracownicy przekazują swoje doświadczenia i wiedzę, może zmniejszyć takie obciążenie i promować aktywne dzielenie się wiedzą między zespołami.

Rozwiązywanie reklamacjiMówiąc

o przedstawicielach działu obsługi klienta, dzielenie się wiedzą w całym zespole za pomocą oprogramowania bazy wiedzy może również pomóc firmie w poprawie obsługi posprzedażowej. Po pierwsze, wszelkie nowe aktualizacje lub wydania mogą być łatwo wprowadzane do oprogramowania bazy wiedzy – informacje dostępne dla wszystkich w całej firmie. Przedstawiciele obsługi klienta mogą wykorzystać te informacje, aby poprawić doświadczenia klientów z marką i bezproblemowo wspierać wymagania po zakupie. Przedstawiciele działu obsługi klienta mogą przyspieszyć realizację żądania klienta i zapewnić szybsze rozwiązywanie reklamacji dzięki lepszej widoczności tego, co dzieje się w innych działach.

Usprawnienie

przywództwaOprogramowanie bazy

wiedzy

ma kluczowe znaczenie dla liderów, którzy chcą mieć oko na puls firmy. Zapewnia ono również menedżerom i dyrektorom wyższego szczebla wgląd w to, co dzieje się na miejscu. Pozwala to liderom na podejmowanie bardziej świadomych decyzji, które pozwolą im pracować w kierunku bardziej realistycznych i osiągalnych wyników.

Takie poparte wiedzą rzetelne zarządzanie przez liderów zapobiega marnotrawstwu zasobów, zwiększa lojalność pracowników i eliminuje nieefektywne procesy. Firmy mogą szybko pracować nad rozwojem, ponieważ nie muszą już naprawiać błędów, które często wynikają z braku informacji.

Wreszcie, liderzy mogą wykorzystywać informacje przechowywane

w bazie wiedzy oprogramowania, aby zmienić zbędne lub krzywdzące zasady, które sprawiają, że miejsce pracy jest nieefektywne i stanowi wyzwanie. Decyzje mogą poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, zwiększyć produktywność, zoptymalizować wykorzystanie zasobów w zespołach i stworzyć bardziej angażujące i przyjazne miejsce pracy.

Reklama

Wspiera inkluzję i różnorodnośćPozwalają

firmom uczynić miejsce pracy bardziej komfortowym i zaakceptować marginalizowanych pracowników.

Pracownicy wywodzący się ze społeczności LGBTQIA+, osoby niepełnosprawne i inne grupy, które spotykają się z marginalizacją i wyzwaniami, mogą skorzystać z przyjaznego i integracyjnego miejsca pracy. Czasami jednak firmy nie udostępniają ważnych informacji, takich jak polityka czy wytyczne operacyjne, które mogą pomóc pracownikom w zdobyciu doświadczenia w firmie.

Udostępnienie oprogramowania z bazą wiedzy, które zawiera gotowe repozytorium informacji, może zmniejszyć szanse na stresujące spotkania, które mogą utrudnić pracownikowi doświadczenie w miejscu pracy. Ta biblioteka informacji może również pomóc uwrażliwić innych pracowników na ich kolegów, wspierając ich współpracowników.

Wrapping UpKnowledge

base software może pomóc usprawnić działania firmy i uczynić środowiska pracy bardziej przyjazne dla pracowników. Szczegółowe porównanie oprogramowania bazy wiedzy może pomóc firmom określić, jakich funkcji potrzebują w swoich własnych narzędziach wiedzy. Studiowanie różnych oprogramowań da pracodawcom mnóstwo przykładów systemów opartych na wiedzy do wyboru – narzędzi, które pomogą im osiągnąć ich unikalne cele organizacyjne ze wszystkimi typowymi funkcjami bezpieczeństwa tożsamości i dostępu.


Czytaj dalej: https://www.businessblogshub.com/2022/01/use-knowledge-base-software-to-achieve-optimum-productivity/